Không phải buổi họp nào cũng cần một deck dài. Nhiều lúc bạn chỉ cần 5–7 slide đủ rõ để trình bày tình hình, chốt quyết định và xin phản hồi. AI hữu ích nhất ở khâu gom ý, rút gọn và sắp thứ tự; phần chọn thông tin đúng vẫn là việc của bạn.
1) Chọn đúng loại slide trước khi mở AI
Hãy xác định bạn đang làm slide để cập nhật tiến độ, đề xuất phương án hay xin duyệt một quyết định. Mỗi mục tiêu sẽ cần cấu trúc khác nhau. Slide cập nhật tiến độ nên có 3 phần: đã làm gì, đang kẹt gì và cần hỗ trợ gì. Slide đề xuất nên có vấn đề, phương án, chi phí và bước tiếp theo.
Khi đã rõ mục tiêu, hãy đưa cho AI một câu mô tả ngắn về người nghe, thời lượng họp và mức độ chi tiết mong muốn. Nếu không, AI dễ trả lại một bản quá rộng, nhiều chữ nhưng không giúp bạn nói chuyện với người nghe tốt hơn.
2) Đưa đầu vào theo 4 khối để AI không bịa bố cục
Một bộ đầu vào gọn nên có 4 khối: bối cảnh, dữ liệu, quyết định cần chốt và câu hỏi muốn nhận phản hồi. Ví dụ, với cuộc họp nội bộ, bối cảnh là dự án đang trễ hai ngày, dữ liệu là các task đã xong, quyết định cần chốt là có dời mốc hay không, còn câu hỏi là bộ phận nào cần hỗ trợ thêm.
Hãy yêu cầu AI biến 4 khối này thành dàn ý slide 1 trang cho mỗi ý chính. Sau đó bạn chỉ cần kiểm tra lại số liệu, tên người phụ trách và thứ tự câu chuyện. Cách này nhanh hơn nhiều so với việc để AI viết toàn bộ rồi mới đi tìm chỗ sai.
3) Rà lại cho ngắn, rõ và dễ trình bày trên màn hình nhỏ
Slide họp thường được xem vội trên laptop hoặc máy chiếu. Vì vậy, mỗi slide chỉ nên có một ý chính, tiêu đề phải nói luôn kết luận, và phần gạch đầu dòng phải rất ngắn. Nếu một slide chứa quá nhiều đoạn văn, hãy nhờ AI rút lại thành 3 bullet hoặc tách ra thành hai slide nhỏ hơn.
Trước khi gửi, đọc lại như người nghe bận rộn: họ có hiểu mình đang muốn gì trong 10 giây đầu không, có số liệu nào mơ hồ không, và slide cuối có chỉ rõ bước tiếp theo không. Nếu cần thêm khung làm việc cho phần ghi chép, bạn có thể nối với bài về biên bản cuộc họp bằng AI và bài về action items để biến phần họp thành việc làm được ngay.