Đây là mẹo rất hợp với dân văn phòng, freelancer và bất kỳ ai thường nhận file PDF, Word hoặc slide trước khi họp. Mục tiêu không phải là đọc thay bạn, mà là giúp bạn biết nên chú ý gì và nên hỏi gì.
1) Đừng đọc mọi thứ theo kiểu từ đầu đến cuối
Trước cuộc họp, bạn thường chỉ cần trả lời ba câu: file này nói về cái gì, con số nào quan trọng nhất và chỗ nào còn mơ hồ. Nếu mở file mà đọc dàn trải, bạn sẽ mất thời gian vào những đoạn không ảnh hưởng đến quyết định.
Hãy ưu tiên những phần có khả năng tạo ra tranh luận hoặc cần xác nhận: mục tiêu dự án, mốc thời gian, ngân sách, phạm vi công việc và phần kết luận. Với slide hoặc tài liệu dài, AI có thể giúp bạn kéo ra đúng đoạn cần xem trước thay vì bắt bạn tự mò từng trang.
2) Dùng AI để tóm tắt file theo khung 4 mục
Đưa file hoặc nội dung đã copy vào AI và yêu cầu nó trả lời theo 4 mục: nội dung chính, số liệu hoặc deadline quan trọng, điểm còn mơ hồ, và câu hỏi nên hỏi trong cuộc họp. Cách này giúp bản tóm tắt dễ đọc trên điện thoại và dễ dùng ngay.
Prompt mẫu: “Hãy tóm tắt tài liệu sau thành 4 phần: 1) nội dung chính, 2) số liệu/deadline/đầu việc quan trọng, 3) chỗ còn thiếu hoặc dễ hiểu nhầm, 4) 5 câu hỏi nên hỏi trong cuộc họp sắp tới. Viết ngắn gọn, rõ ràng, ưu tiên thứ cần quyết định trước.”
Nếu file có bảng số liệu hoặc nhiều thuật ngữ, hãy yêu cầu AI giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản hơn. Khi cần, bạn có thể kết nối bước này với Dùng AI để biến cuộc họp thành biên bản, timeline và người phụ trách để biến phần đọc trước họp thành phần ghi chép sau họp.
3) Chốt câu hỏi cần hỏi và biến thành checklist 5 phút
Sau khi có bản tóm tắt, hãy rút lại còn 3–5 câu hỏi thật sự quan trọng. Mục tiêu là hỏi đúng chỗ, không hỏi lan man và không để cuộc họp trôi qua mà vẫn còn điểm mù.
Ví dụ, nếu tài liệu là proposal của nhà cung cấp, câu hỏi có thể là: phạm vi này đã bao gồm gì, có phát sinh nào chưa tính, mốc nào đang chờ bạn duyệt, và nếu thay đổi thì ai xác nhận. Nếu là file nội bộ, bạn có thể hỏi thêm: đầu việc nào cần ưu tiên trước, ai là người chốt cuối cùng và deadline nào là cứng.
Hãy lưu một checklist nhỏ trong Notes, Notion hoặc Google Docs: mở file, dán vào AI, đọc 4 mục tóm tắt, chọn 3 câu hỏi, ghi vào agenda. Làm 5 phút trước cuộc họp nhưng giúp bạn tránh rất nhiều vòng hỏi lại sau đó.