Những thứ nên có sẵn trước khi rời văn phòng
Hãy gom những file hay dùng vào một thư mục hoặc một app ghi chú có thể mở nhanh trên điện thoại. Danh bạ quan trọng, địa chỉ khách sạn, mã đặt chỗ, vé điện tử và các file cần trình bày nên được lưu ở nơi bạn mở được ngay cả khi đang offline.
Nếu bạn phải họp hoặc làm việc với nhiều người, hãy giữ sẵn một ghi chú ngắn gồm tên, số điện thoại, lịch hẹn và việc cần làm trong ngày. Càng ít phải nhớ trong đầu, bạn càng đỡ bỏ sót.
Dọn màn hình và thông báo trước khi lên đường
Một màn hình chính gọn sẽ giúp bạn mở đúng app nhanh hơn khi đang bận di chuyển. Nên đưa các ứng dụng cần dùng như email, bản đồ, ghi chú, camera và ngân hàng ra ngoài, còn app giải trí hoặc mua sắm thì để xa hơn để khỏi bấm nhầm.
Trước khi đi, hãy bật chế độ không làm phiền cho các khung giờ không muốn bị gián đoạn và cho phép chỉ những liên hệ thật sự quan trọng đi qua. Cách này giúp bạn giữ nhịp làm việc mà không bị thông báo kéo ra khỏi việc đang xử lý.
Chuẩn bị kết nối và sao lưu
Pin dự phòng, cáp sạc và sạc nhanh là bộ ba nên kiểm tra trước đầu tiên. Nếu phải đi xa, bạn cũng nên chép sẵn những tài liệu quan trọng vào máy hoặc vào dịch vụ đồng bộ để không phụ thuộc hoàn toàn vào mạng.
Với ảnh chụp, file quét giấy tờ hoặc tài liệu công việc, hãy sao lưu lên cloud trước khi đi để lỡ máy gặp sự cố vẫn còn bản dự phòng. Nếu công ty cho phép, bạn có thể bật đồng bộ tự động cho thư mục liên quan đến công việc để khỏi phải chép tay quá nhiều lần.
Quy trình 5 phút trước mỗi chuyến
Bước 1: kiểm tra pin, dung lượng trống và các cập nhật quan trọng. Bước 2: mở thử file, bản đồ hoặc mã đặt chỗ một lần để chắc chắn chúng đang ở đúng nơi. Bước 3: bật hoặc chỉnh lại chế độ thông báo để giảm nhiễu trong giờ di chuyển.
Bước 4: xác nhận các số liên lạc, địa chỉ và lịch hẹn cần dùng trong ngày. Bước 5: chụp màn hình hoặc lưu lại thông tin cần thiết ở nơi dễ tìm. Khi bạn lặp lại cùng một checklist ngắn, việc chuẩn bị sẽ nhẹ đầu hơn rất nhiều và điện thoại cũng phục vụ công việc tốt hơn trong suốt chuyến đi.