Tạo 4 thư mục chính
Hãy bắt đầu với bốn thư mục: input, working, deliverables và archive. Cấu trúc này đơn giản nhưng đủ rõ để phân biệt tài liệu đầu vào, phần đang làm, file bàn giao và dữ liệu cũ. Khi team đông hơn, bạn vẫn có thể mở rộng mà không phải phá toàn bộ cấu trúc.
Đặt quy ước tên file ngay từ đầu
Nếu chưa thống nhất tên file từ đầu, bạn sẽ phải sửa lại rất nhiều về sau. Hãy quyết định cách ghi ngày, cách ghi phiên bản và cách ghi trạng thái file trước khi tạo tài liệu mới. Bài về chuẩn hóa tên file và phiên bản file sẽ là bước nối tự nhiên cho chủ đề này.
Lưu sẵn một checklist bàn giao
Một checklist ngắn giúp bạn biết file nào đã xong, link nào đã kiểm tra và quyền truy cập nào đã mở đúng. Khi dự án kết thúc, bạn chỉ cần đi theo checklist là không sợ sót file hoặc quên gắn link quan trọng cho người nhận.