Đặt mẫu tên file thật dễ đọc
Hãy dùng một mẫu thống nhất như: dự án - hạng mục - ngày - phiên bản. Ví dụ: du-an-a-bao-cao-2026-08-05-v03.docx. Cách này giúp người mới vào team chỉ cần nhìn tên file là đoán được nội dung, ngày tạo và mức độ cập nhật.
Tách bản nháp và bản chốt
Đừng dùng chung một kiểu tên cho file đang sửa và file đã chốt. Có thể thêm hậu tố rõ ràng như draft, review hoặc final để cả nhóm biết trạng thái. Nếu làm việc trên tài liệu quan trọng, hãy ghi thêm quy ước phiên bản vào đầu thư mục hoặc README ngắn.
Đồng bộ quy ước cho cả nhóm
Quy ước chỉ hiệu quả khi mọi người đều dùng. Hãy chốt một bảng ngắn gồm cách đặt tên file, cách lưu bản cuối và nơi lưu file đã chốt. Nếu team đang lưu nhiều bản cũ, bài về cách dọn file và tìm lại nhanh sẽ giúp giảm số bản rác còn sót lại.