Khi đi công tác, bạn thường có nhiều hóa đơn ăn uống, taxi, vé gửi xe hoặc phí linh tinh cần ghi lại rất nhanh trước khi quên chi tiết. AI có thể giúp đọc ảnh hóa đơn, nhận ra số tiền và gom thông tin thành bảng chi phí gọn hơn. Dùng đúng cách, bạn sẽ đỡ mất thời gian nhập liệu thủ công mà vẫn giữ được bước kiểm tra cần thiết trước khi nộp báo cáo.
AI giúp gì trong việc ghi chi phí
AI hữu ích nhất khi bạn có ảnh hóa đơn, chụp màn hình thanh toán hoặc một tờ giấy ghi tay còn lộn xộn. Nó có thể nhận diện nội dung chính như ngày, tên cửa hàng, số tiền, loại chi phí và ghi chú kèm theo. Với người phải tổng hợp nhiều khoản sau chuyến đi, việc này giúp giảm đáng kể thao tác gõ lại từng dòng.
Chuẩn bị ảnh chụp và dữ liệu đầu vào
Hóa đơn nên được chụp rõ, không bị cắt mất mép và ưu tiên đủ sáng để AI đọc dễ hơn. Nếu có nhiều mục trên một hóa đơn, hãy chụp toàn bộ rồi mới khoanh vùng phần cần trích xuất. Khi gửi cho công cụ, bạn cũng nên che bớt thông tin nhạy cảm không cần dùng, như mã thẻ hoặc dữ liệu cá nhân.
Nếu bạn hay lưu nhiều file sau chuyến công tác, xem thêm cách dùng AI để đặt tên file và sắp xếp thư mục nhanh hơn để đỡ lộn xộn giữa ảnh hóa đơn, file tổng hợp và các giấy tờ kèm theo.
Mẫu prompt để bóc tách thành bảng chi phí
Bạn có thể dùng một mẫu rất ngắn: “Hãy đọc ảnh hoặc nội dung dưới đây và trích ra ngày, nhà cung cấp, hạng mục chi phí, số tiền, đơn vị tiền tệ và ghi chú ngắn. Trả kết quả dưới dạng bảng.” Nếu cần báo cáo công tác, hãy yêu cầu thêm cột dự án, người duyệt hoặc trạng thái hoàn ứng. Prompt càng rõ, bảng xuất ra càng ít phải chỉnh lại.
Khi cần tổng hợp nhiều đầu việc sau chuyến đi, bạn cũng có thể nối quy trình này với cách dùng AI để tóm tắt cuộc họp và chốt việc cần làm nhanh hơn để biến ghi chú rời rạc thành việc cần xử lý rõ ràng hơn.
Bước kiểm tra trước khi nhập vào file
Đừng nhập thẳng kết quả đầu tiên mà chưa đối chiếu. Hãy so lại số tiền, ngày tháng, đơn vị tiền tệ và xem AI có nhầm tên quán hoặc cộng gộp nhiều dòng thành một khoản không. Nếu hóa đơn bị mờ, hãy kiểm tra thủ công các con số quan trọng trước khi dán vào Excel, Sheets hay app quản lý chi phí. Một lần rà nhanh thường đủ để tránh lỗi lớn về sau.
Quy trình 5 phút sau mỗi chuyến đi
Bước 1: gom toàn bộ hóa đơn vào một thư mục hoặc album ảnh. Bước 2: đưa từng ảnh vào AI và yêu cầu trích xuất bảng. Bước 3: sửa lại vài chỗ sai rõ ràng. Bước 4: dán bảng vào file theo cùng một mẫu cột. Bước 5: lưu bản gốc kèm file tổng hợp để sau này còn kiểm tra lại khi cần. Khi quy trình đã ổn, việc chốt chi phí công tác sẽ nhẹ hơn rất nhiều so với nhập tay từ đầu.