AI giúp gom việc như thế nào
Bạn có thể dán ghi chú thô, tin nhắn quan trọng hoặc danh sách việc đang nằm rải rác ở nhiều nơi. AI sẽ tách thành các mục nhỏ, nhóm theo chủ đề và đề xuất thứ tự ưu tiên. Đây là cách rất hợp với người hay đổi ngữ cảnh trong ngày.
Điểm hay nhất là bạn không phải tự nhớ xem việc nào đã xong, việc nào còn chờ phản hồi và việc nào cần làm trước sáng mai.
Đầu vào tốt để dán vào AI
- Ghi chú cuộc gọi với khách hàng.
- Danh sách việc chép nhanh trong cuộc họp.
- Những đầu việc còn dang dở trong chat nội bộ.
Mẫu prompt để ra danh sách dùng được ngay
Hãy yêu cầu AI trả về 3 phần: việc cần làm ngay, việc có thể để mai và việc chỉ cần theo dõi. Nếu có deadline, hãy yêu cầu AI giữ nguyên ngày giờ và người liên quan.
Một prompt mẫu: “Từ nội dung dưới đây, hãy tách thành danh sách việc cần làm cho cuối ngày, ưu tiên theo mức độ khẩn cấp, rồi đề xuất 3 việc quan trọng nhất tôi nên làm trước khi rời bàn.”
Đọc lại để tránh xếp sai ưu tiên
AI có thể hiểu sai mức độ khẩn cấp nếu ghi chú quá mơ hồ. Vì vậy, hãy đọc lại các mục có liên quan đến khách hàng, báo cáo, thanh toán hoặc hẹn giờ cố định. Chỉ cần sửa vài dòng là bạn đã có một bản kế hoạch đáng tin hơn nhiều.
Nếu một việc tốn dưới 2 phút, hãy cân nhắc làm luôn thay vì để vào danh sách ngày mai.
Cách kết thúc ngày gọn hơn
Cuối cùng, hãy đưa các đầu việc đã chốt sang app bạn đang dùng: To Do, Notion, Todoist hay bất kỳ công cụ nào quen nhất với bạn. Một danh sách tốt không cần dài, chỉ cần đủ rõ để sáng hôm sau nhìn vào là bắt tay làm ngay được.
Khi đã quen với nhịp này, bạn sẽ ít phải mở lại nhiều tab chỉ để nhớ “mình còn thiếu gì”.