Cách quản lý công việc đến mỗi ngày để không bị quá tải
Công việc đến từ email, chat, họp và cả những việc bạn tự nhớ ra. Nếu không có quy trình tiếp nhận rõ ràng, đầu việc mới sẽ dễ làm bạn đứt nhịp cả ngày.
Nội dung bài viết
- Công việc đến là gì
- Quy trình 2 phút
- Bảng phân loại nhanh
- Nhịp xem lại trong ngày
Tóm tắt nhanh: mọi đầu việc mới đều nên đi qua một chỗ tiếp nhận trước khi được làm, hoãn hoặc loại bỏ.
Công việc đến là gì
Đó là mọi yêu cầu, nhắc nhở hoặc ý tưởng mới xuất hiện trong ngày: từ tin nhắn, email, cuộc họp, cho đến việc bạn tự ghi nhớ khi đang làm việc khác.
- Điều quan trọng là không xử lý ngay tất cả.
- Cần một nơi tiếp nhận duy nhất để giảm bỏ sót.
- Mỗi việc mới phải có bước tiếp theo rõ ràng.
Quy trình 2 phút
- Ghi nhanh đầu việc vào một nơi cố định.
- Hỏi: việc này có phải làm ngay không?
- Nếu không, hãy đặt nhãn, hẹn giờ hoặc giao cho mục khác.
Bảng phân loại nhanh
| Loại việc | Cách xử lý | Ví dụ |
|---|---|---|
| Khẩn | Làm ngay | Khôi phục lỗi, phản hồi gấp |
| Quan trọng nhưng chưa gấp | Lên lịch | Soạn proposal, chuẩn bị báo cáo |
| Không cần làm | Loại bỏ | Việc đã trùng, thông tin thừa |
Nhịp xem lại trong ngày
- Đầu buổi: chọn 3 việc quan trọng nhất.
- Giữa ngày: rà lại các việc mới đến.
- Cuối ngày: chốt lại việc chưa xong và chuẩn bị cho ngày mai.
Nhịp đều giúp bạn không bị công việc đến kéo lệch cả lịch làm việc.