Cách quản lý quyền truy cập file chung để đỡ chia sẻ nhầm
Làm việc nhóm thường đụng đến file chung, thư mục chung và bản nháp được chia qua nhiều người. Nếu quyền truy cập không rõ, bạn rất dễ chia sẻ nhầm hoặc sửa nhầm phiên bản.
Nội dung bài viết
- Xác định ai cần xem và ai cần sửa
- Hạn chế quyền chia sẻ tràn lan
- Đặt tên file rõ ràng
- Rà lại định kỳ
Xác định ai cần xem và ai cần sửa
Không phải ai nhận file cũng nên có quyền chỉnh sửa; tách rõ hai nhóm này sẽ tránh rối.
Hạn chế quyền chia sẻ tràn lan
Nếu không cần, nên tắt quyền chia sẻ tiếp để file không bị lan quá rộng.
Đặt tên file rõ ràng
Tên file tốt giúp người khác biết đâu là bản chính và đâu là bản nháp.
Rà lại định kỳ
Sau một thời gian, nên kiểm tra lại ai còn cần quyền truy cập để thu gọn danh sách.
Kết luận: Giữ thói quen nhỏ, đều và hợp da thường hiệu quả hơn cố làm thật nhiều nhưng không bền.