Cách tạo mẫu ghi chú cuộc họp riêng để chốt việc nhanh hơn
Ghi chú cuộc họp tốt không cần dài. Cái bạn cần là một mẫu đủ rõ để sau cuộc họp đọc lại là biết ai làm gì, khi nào xong và còn điều gì phải hỏi lại.
- Mẫu ghi chú nên có gì
- Cách viết khi đang họp
- Mẫu gọn cho người đi làm
- Cách dùng lại cho nhiều cuộc họp
Mẫu ghi chú nên có gì
Một file ghi chú cuộc họp hữu ích thường chỉ cần 5 phần: mục tiêu, bối cảnh, quyết định, việc cần làm và phần cần theo dõi. Không cần viết quá nhiều câu hoàn chỉnh, chỉ cần đủ để sau này đọc lại không bị mất ngữ cảnh.
- Mục tiêu: cuộc họp nhằm chốt gì?
- Quyết định: điều gì đã được đồng ý?
- Task: ai làm gì?
- Follow-up: việc nào cần quay lại sau?
Cách viết khi đang họp
Trong lúc họp, đừng cố viết thành đoạn văn. Hãy ghi ngắn, dùng từ khóa và để trống chỗ chưa rõ. Sau cuộc họp, bạn mới hoàn thiện lại bản sạch hơn.
| Phần | Cách ghi nhanh | Ví dụ |
|---|---|---|
| Quyết định | Một câu ngắn | Chọn phương án A |
| Người phụ trách | Tên + đầu việc | Anh Minh cập nhật bản nháp |
| Deadline | Ngày cụ thể | Thứ Sáu 17:00 |
Mẹo thực tế
Nếu có nhiều người tham gia, hãy để một dòng riêng cho “câu hỏi còn treo” để tránh quên khi ra khỏi phòng họp.
Mẫu gọn cho người đi làm
Mục tiêu: Quyết định: Việc cần làm: Người phụ trách: Deadline: Câu hỏi cần follow-up:
Chỉ với mẫu này, bạn đã có thể dùng cho họp dự án, họp tuần, họp với khách hàng hoặc họp nội bộ.
Cách dùng lại cho nhiều cuộc họp
Hãy lưu mẫu trong Notion, Google Docs hoặc một file ghi chú cố định. Việc lặp lại sẽ nhanh hơn nhiều nếu bạn chỉ việc mở mẫu ra rồi điền.
Quan trọng nhất là giữ cùng một bố cục. Khi bố cục quen tay, bạn sẽ viết nhanh hơn và đọc lại cũng dễ hơn.