Khi nào nên dùng quy tắc Outlook
Quy tắc trong Outlook rất hữu ích khi bạn nhận nhiều email có mẫu lặp lại: thông báo hệ thống, thư sao chép cho nhiều người, cập nhật từ dự án, hóa đơn, hoặc newsletter không cần mở ngay. Thay vì để mọi thứ dồn vào inbox chính, bạn có thể cho Outlook tự chuyển chúng sang thư mục riêng hoặc gắn cờ để quay lại sau.
Nếu công việc của bạn chủ yếu xoay quanh email, họp và file đính kèm, cách này sẽ giúp bạn bớt phải “dọn inbox bằng mắt” mỗi sáng. Khi thư đã được chia sẵn theo nhóm, việc ưu tiên cũng nhẹ đầu hơn rất nhiều.
3 quy tắc nên tạo trước
Không cần tạo quá nhiều ngay từ đầu. Với đa số người đi làm, 3 quy tắc dưới đây đã đủ tạo khác biệt:
- Thư từ hệ thống hoặc tự động gửi: chuyển sang thư mục riêng để không chen vào inbox chính.
- Thư theo dự án hoặc theo người gửi quan trọng: gắn cờ hoặc đánh dấu nổi bật để thấy ngay khi mở mail.
- Thư CC, newsletter hoặc thông báo tham khảo: đưa vào thư mục đọc sau để xử lý lúc rảnh hơn.
Bạn cũng có thể kết hợp với cách dùng phân loại email công việc theo bảng nhãn nếu team bạn làm việc đa kênh và muốn giữ cách đặt tên thư mục thống nhất hơn.
Cách tạo quy tắc cơ bản trong Outlook
Trong Outlook, hãy mở một email mẫu bạn muốn xử lý tự động, rồi tìm phần tạo rule hoặc create rule. Sau đó, chọn điều kiện thật rõ như: từ người gửi nào, có chứa từ khóa nào trong tiêu đề, hoặc được gửi đến nhóm nào. Tiếp theo, chọn hành động như chuyển vào thư mục, gắn cờ, đánh dấu đã đọc hoặc chuyển tiếp cho người khác.
Một cách làm an toàn là chỉ bắt đầu bằng một điều kiện và một hành động. Ví dụ: thư từ một địa chỉ nội bộ thì chuyển vào thư mục dự án; thư có chữ “invoice” thì đưa vào thư mục hóa đơn. Quy tắc càng ít nhánh, bạn càng dễ nhớ nó đang làm gì.
Giữ quy tắc đơn giản để không bị loạn
Quy tắc email chỉ thật sự hữu ích khi nó giúp bạn giảm việc phải nghĩ. Nếu bạn đặt quá nhiều rule, inbox sẽ trở thành một mê cung mới và rất khó nhớ thư đã đi đâu. Vì vậy, cứ mỗi vài tuần, hãy xem lại rule nào còn dùng, rule nào nên gộp hoặc xoá bớt.
Đặc biệt, đừng tự động hóa quá mạnh với thư từ sếp, khách hàng hoặc bộ phận cần phản hồi nhanh. Những thư này thường nên ở lại inbox chính hoặc được gắn cờ để bạn nhìn thấy ngay. Quy tắc tốt là quy tắc làm hộ việc lặp lại, chứ không che mất thư bạn thật sự cần chú ý.
Nếu bạn đang dùng Gmail thay vì Outlook, có thể đọc thêm cách lọc email quan trọng bằng bộ lọc Gmail để áp dụng cùng một tư duy phân luồng. Còn nếu inbox đã được ổn định, bước tiếp theo thường là đánh dấu email quan trọng để xử lý sau thay vì cố đọc hết mọi thư theo thứ tự đến.