Cách tạo template Notion cho công việc để đỡ phải làm lại từ đầu
Nếu bạn dùng Notion thường xuyên, template là thứ giúp tiết kiệm rất nhiều thao tác lặp lại. Nó biến công việc lặp thành một khung có sẵn, giúp bạn bắt đầu nhanh và ít phải nghĩ lại.
Điểm cốt lõi
- Template nên đơn giản, không cần quá nhiều trường.
- Mục đích là bắt đầu nhanh, không phải trang trí cho đẹp.
- Mỗi loại việc lặp lại nên có một mẫu riêng.
Chọn loại việc cần template
Hãy bắt đầu với 3–4 loại việc bạn làm lặp lại nhiều nhất như cuộc họp, dự án, task tuần hoặc ghi chú. Khi một mẫu được dùng thường xuyên, nó sẽ tạo ra giá trị thật nhanh hơn nhiều so với template ít đụng tới. Đừng cố template hóa mọi thứ ngay từ đầu.
Chọn đúng việc lặp lại sẽ giúp template phát huy hiệu quả rõ nhất. Việc nào càng lặp lại đều, việc đó càng đáng được chuẩn hóa.
Giữ template thật đơn giản
Template tốt là template giúp bạn bắt đầu nhanh mà không phải sửa quá nhiều. Chỉ nên giữ các trường thật cần như tiêu đề, mô tả ngắn, deadline, trạng thái hoặc action item. Nếu thêm quá nhiều phần trang trí, bạn sẽ không muốn dùng nữa.
Hãy nhớ rằng mục tiêu của template là tiết kiệm thời gian. Càng gọn, càng dễ dùng lại.
Dùng thử rồi chỉnh
Sau khi tạo xong, hãy dùng thử trong một tuần để xem nó có thật sự giúp bạn nhanh hơn không. Nếu có phần nào ít dùng, hãy bỏ. Nếu có phần nào thiếu, hãy thêm nhẹ nhàng thôi. Template tốt thường là kết quả của vài lần chỉnh nhỏ chứ không phải làm một lần là xong ngay.
Việc chỉnh sau khi dùng thử sẽ giúp mẫu sát với thói quen thật hơn. Đây là điểm quan trọng để template không bị bỏ xó.
| Loại template | Nên có gì? | Lợi ích |
|---|---|---|
| Cuộc họp | Agenda, note, action item | Ghi nhanh |
| Dự án | Mục tiêu, deadline, trạng thái | Dễ theo dõi |
| Tuần làm việc | Top 3, task, review | Ổn định hơn |
Ví dụ mẫu
Ví dụ, template cuộc họp có thể gồm: mục tiêu buổi họp, ghi chú chính và việc cần làm sau họp. Template dự án có thể gồm: tên dự án, deadline, người phụ trách và trạng thái. Template tuần làm việc có thể gồm: việc trọng tâm, việc chờ xử lý và phần review cuối tuần.
Khi các mẫu này được dùng đều, bạn sẽ thấy việc nhập lại gần như biến mất. Đó chính là lý do template rất đáng tạo.
Bảng so sánh nhanh
| Kiểu template | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|
| Quá phức tạp | Nhiều trường | Khó dùng |
| Vừa đủ | Dễ bắt đầu | Cần chọn trường kỹ |
| Quá đơn giản | Rất nhanh | Thiếu thông tin |
Checklist nhanh
- Template có thật sự giúp bạn bắt đầu nhanh hơn không?
- Template có quá nhiều trường thừa không?
- Template có dùng được nhiều lần không?
- Bạn đã thử và chỉnh lại sau khi dùng chưa?
Nếu bốn câu trên đều ổn, template Notion của bạn đã đủ tốt để dùng lâu dài. Điều quan trọng nhất là nó phải giúp công việc bớt lặp và bớt mệt, không phải để nhìn cho đẹp.