Cách làm sạch hộp thư chia sẻ trước khi bàn giao công việc
Khi đổi người phụ trách, hộp thư chia sẻ thường là nơi dễ loạn nhất. Nếu dọn nhẹ trước khi bàn giao, người nhận sẽ nắm bối cảnh nhanh hơn và ít phải hỏi lại.
Nội dung bài viết
- Phân loại thư theo trạng thái
- Gắn nhãn cho việc quan trọng
- Lưu lại thư hữu ích
- Xóa bớt rác và thư cũ
Phân loại thư theo trạng thái
Tách email đã xong, email đang chờ phản hồi và email cần xử lý tiếp.
Gắn nhãn cho việc quan trọng
Nhãn ngắn giúp người mới nhìn vào là hiểu ngay nhóm việc nào cần ưu tiên.
Lưu lại thư hữu ích
Những email có quyết định, file đính kèm hoặc mốc thời gian nên được giữ lại.
Xóa bớt rác và thư cũ
Inbox gọn hơn sẽ dễ bàn giao hơn rất nhiều so với để nguyên cả đống thư.
Kết luận: Giữ quy trình nhỏ, rõ và lặp đều thường hiệu quả hơn cố làm thật nhiều trong một lần.